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Digitale revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Unser digitales Dokumentenarchiv ermöglicht Ihnen die einfache und sichere Archivierung Ihrer Unternehmensdokumente auf einfachem und automatisiertem Weg.
Die Dokumente werden revisionssicher gespeichert und können jederzeit von Ihren berechtigten Mitarbeitern abgerufen werden.

Auf starre Ordnerstrukturen wird dabei bewusst verzichtet, um eine größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten. Stattdessen werden Dokumente nach Korrespondenten, Dokumententypen und Tags (Schlagwörtern) sortiert.
Über die leistungsstarke Suchfunktion können Dokumente so schnell und einfach gefunden werden. Eine integrierte automatische Texterkennung (OCR) sorgt zudem dafür, dass auch der Inhalt von z.B. eingescannten Dokumenten durchsucht werden kann.

Das System lernt mit der Zeit automatisch die Zuordnung von Dokumenten zu Korrespondenten, Dokumententypen und Tags, sodass die Archivierung immer schneller und einfacher wird.
Sie laden Ihre Dokumente einfach hoch und das System kümmert sich um den Rest.

Optional kann jedes Dokument mit einer Archiv-Seriennummer (ASN) versehen werden, um eine noch bessere Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten und Dokumente beispielsweise im Schriftverkehr eindeutig identifizieren zu können.

Dabei erfüllen wir alle Anforderungen der DSGVO sowie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Übersicht der Dokumente im Archiv

Eigene Archiv-Instanz

Von uns erhalten Sie eine eigene Instanz der bekannten Archivierungs-Software Paperless-ngx.
Damit sind die Dokumente Ihres Unternehmens sicher abgeschottet und getrennt von anderen Kunden und nur für Ihre Mitarbeiter erreichbar. Sie können zudem bestimmen, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Dokumente haben.

Den Administrativen Teil übernehmen wir komplett für Sie und richten Ihre Instanz nach Ihren Wünschen ein.

Einbindung in cryForms

In unsere Formularlösung cryForms ist eine direkte Anbindung an das Dokumentenarchiv integriert.
Sie können damit direkt Formulare aus cryForms heraus zur Archivierung an das Dokumentenarchiv senden. Dabei werden alle nötigen Metadaten (Korrespondent, Dokumententyp, Tags) automatisch mit übergeben, sowie nötige Berechtigungen gesetzt.

Einbindung in Ihre Cloud

Sofern Sie bei uns zusätzlich die Cloud gebucht haben, wird das Dokumentenarchiv direkt in Ihre Cloud-Instanz eingebunden.
In der Cloud erhalten Sie dann einen Ordner, in den Sie Ihre zu archivierenden Dokumente einfach ablegen können. Diese werden dann automatisch in das Dokumentenarchiv übernommen und dort entsprechend verarbeitet.

Dokumentenarchiv oder Cloud, was ist wann besser geeignet?

Das Dokumentenarchiv ist speziell für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten konzipiert und bietet dafür zahlreiche Funktionen wie automatische Texterkennung (OCR), ASN-Vergabe und eine leistungsstarke Suchfunktion.

Die Cloud hingegen ist eher für die allgemeine Speicherung und Zusammenarbeit an Dateien gedacht. Sie bietet Funktionen wie Dateisynchronisation, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Kommunikationstools wie Chat und Videokonferenzen.

Pauschal lässt sich vereinfacht sagen: Dokumente, an denen aktiv gearbeitet wird, sollten in der Cloud abgelegt und bearbeitet werden. Dokumente, die archiviert und nicht mehr verändert werden sollen, gehören ins Dokumentenarchiv.

Zentraler Login per Single-Sign-On

Wenn Sie mehrere Dienste bei uns nutzen, dann profitieren Sie von unserem Single-Sign-On (SSO).

Mit unserem Single-Sign-On haben Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter einen zentralen Login (Account), über den die Anmeldung bei den meisten unserer Dienste möglich ist.
Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich also nicht mehr für jeden Dienst ein eigenes Passwort merken, sondern nur noch eines. Mit diesem können Sie sich dann beispielsweise beim Dokumentenarchiv, der Cloud, cryForms oder dem Ticketsystem anmelden.

Durch die optionale Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung können Sie zudem für zusätzliche Sicherheit sorgen.

Direkter Support

Sollten Sie einmal Probleme mit unseren Diensten haben, dann stehen wir Ihnen direkt zur Seite und suchen zusammen mit Ihnen nach einer Lösung. Und das nicht erst nach einigen Tagen, sondern zeitnah!

Über unser Support-System wird dabei alles genau erfasst und dokumentiert.

Skalierbarkeit

Sie benötigen mehr Speicherplatz? Kein Problem!
Sie können bei uns nahezu beliebig viel Speicherplatz dazu buchen und so Ihr Dokumentenarchiv an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Preise

Tipp

Wenn Sie bei uns das “Rundum sorglos Paket” bestehend aus cryForms, E-Mail, Webhosting, Cloud und Dokumentenarchiv buchen, dann erhalten Sie von uns 10 % Rabatt auf alles (außer Speicherplatz und Managed Server) und eine vergünstigte Einrichtung der meisten Dienste.

Dokumentenarchiv Basispaket

Unser Dokumentenarchiv Basispaket stellt die Grundlage des Archiv-Hostings bei uns dar und wird zwingend benötigt.

Die folgenden Leistungen sind dabei im Basispaket inbegriffen:

  • Eigene Dokumentenarchiv-Instanz
  • 5 Dokumentenarchiv Nutzer
  • 15 GiB Speicherplatz
  • Regelmäßige Updates
  • Tägliche Sicherungen
  • Einbindung in Ihre cryForms Instanz (sofern gebucht)
  • Einbindung in Ihre Cloud (sofern gebucht)

Preis: 9,99 € / Monat
Einrichtung: 19,99 € einmalig

Zusätzliche Nutzer

Sie können individuell beliebig viele Dokumentenarchiv Nutzer dazu buchen. Ganz wie Sie es benötigen.
Hinweis: Bei mehreren Diensten mit Single-Sign-On zählt die Anzahl der Nutzer jeweils für alle Dienste.

Preis: 0,99 € / Monat / Dokumentenarchiv Nutzer

Zusätzlicher Speicherplatz

Ihr verfügbarer Speicherplatz kann bei Bedarf individuell erweitert und zwischen den Nutzern verteilt werden.

Preis: bis 500 GiB 0,10 € / Monat / GiB und alles darüber 0,07 € / Monat / GiB

FAQ

Wie kann ich Dokumente in das Archiv hochladen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente in das Archiv hochzuladen:

  • Über die Weboberfläche des Archivs vom PC oder Mobilgerät aus
  • Über die Einbindung in Ihre cryForms Instanz (sofern gebucht)
  • Über die Einbindung in Ihre Cloud (sofern gebucht)
  • Per E-Mail an eine bestimmte Adresse
  • Über die API des Archivs (auf Anfrage)

Wie kann ich auf die archivierten Dokumente zugreifen?

Sie können auf die archivierten Dokumente über die Weboberfläche des Archivs zugreifen. Dort können Sie Dokumente suchen, anzeigen und herunterladen.
Auch ein Versand per E-Mail, direkt aus der Weboberfläche heraus, oder eine Freigabe per Link sind möglich.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Das Dokumentenarchiv unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, darunter:

  • PDF Dokumente
  • PNG, JPEG, TIFF, GIF, WebP Bilder (werden in PDF Dokumente umgewandelt)
  • Plain Text Dokumente
  • Gängige Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument)

Werden Dokumente im Archiv verändert?

Nein und ja. Die Dokumente werden in der Regel in zwei Varianten vom Archiv gespeichert und verarbeitet.
Zum Einen wird das Originaldokument unverändert gespeichert. Zum Anderen wird eine verarbeitete Version des Dokuments erstellt, die für die Anzeige und Suche optimiert ist (z.B. durch OCR-Texterkennung).

Wie sicher sind meine Dokumente im Archiv?

Das Archivierungssystem selbst stellt sicher, dass die Dokumente revisionssicher gespeichert werden und nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.

Zudem sorgen wir durch regelmäßige Updates und tägliche Sicherungen dafür, dass Ihre Daten bestmöglich geschützt sind.
Selbst wenn Sie einmal versehentlich ein Dokument löschen sollten, können wir dieses aus einer der Sicherungen wiederherstellen.