Geschäftliche E-Mails müssen in digitaler Form aufbewahrt, rechtskonform verarbeitet und archiviert werden.
Ein allgemeines Archivierungsgesetz gibt es jedoch nicht. Vielmehr ergeben sich die Vorschriften aus unterschiedlichen Rechtsgrundlagen, wie dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Bei fehlender Archivierung kann es u.a. Probleme bei einer Prüfung des Finanzamtes, oder sogar eine Freiheitsstrafe geben!
Hinweis
Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle und sogar Solo-Selbstständige sind von der Archivierungspflicht betroffen.
Archiviert werden müssen auf jeden Fall E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe enthalten oder steuerlich relevant sind. Zudem sollten alle E-Mails, die Ihre Geschäftsaktivitäten nachvollziehbar machen archiviert werden.
Unsere E-Mail Archivierung
Wir können Ihnen eine zuverlässige E-Mail Archivierung für Ihr Unternehmen anbieten.
Sparen Sie sich den Aufwand der fehleranfälligen manuellen Archivierung:
Zusammen mit unserem E-Mail Hosting können alle ein- und ausgehenden E-Mails Ihres Unternehmens automatisch rechtssicher und unveränderbar archiviert werden.
Über einen Web-Zugang können die E-Mails im Archiv eingesehen und durchsucht werden. Standardmäßig kann dabei jeder Mitarbeitende Ihres Unternehmens seine eigenen E-Mails im Archiv einsehen. Zudem können Regeln konfiguriert werden, dass bestimmte Nutzer auf mehrere E-Mail Adressen zugreifen können. Weiterhin sind auch gesonderte Zugänge für beispielsweise externe Auditoren und Prüfer möglich.
Bei Bedarf ist es möglich mit wenigen Klicks E-Mails aus dem Archiv wieder in das eigene Postfach zuzustellen.
Dauer und Art der Aufbewahrung
Für E-Mails gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, wie beispielsweise 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe oder 10 Jahre für Einnahmen und Ausgaben. Teilweise fängt die Frist auch erst zum jeweils nächsten Geschäftsjahr an zu laufen, sodass die E-Mails sogar noch länger aufbewahrt werden müssen.
Wir archivieren Ihre E-Mails deshalb standardmäßig für 11 Jahre ab dem Eingang der jeweiligen E-Mail. Somit ist Ihr Unternehmen immer auf der sicheren Seite und alle relevanten E-Mails sind jederzeit abrufbar. Bei Bedarf kann die automatische Löschung nach diesen 11 Jahren auch vorübergehend ausgesetzt werden.
Die Aufbewahrung der E-Mails im Archiv erfolgt dabei verschlüsselt, signiert, dedupliziert und komprimiert. Somit sind Ihre Daten vor unbefugten Zugriffen geschützt und es wird sichergestellt, dass keine nachträglichen Veränderungen erfolgen.
Durch regelmäßige Sicherungen (Backups) desgesamten Archives an geografisch unterschiedlichen Standorten stellen wir zudem sicher, dass Ihre Daten auch bei unvorhersehbaren Ereignissen bei uns sicher aufgehoben sind.
Export/Import von E-Mails
Über den Web-Zugang zu Ihrem Archiv können Sie selbst jederzeit E-Mails aus Ihrem Archiv exportieren.
Ein Export, sowie ein Import von E-Mails in größeren Mengen ist zusammen mit uns möglich. Ein Wechsel von einem anderen Archiv-Anbieter zu uns (oder auch von uns zu einem anderen Anbieter) ist somit in der Regel problemlos möglich.
Fragen?
Haben Sie Fragen oder Sonderwünsche? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Wir beraten Sie gerne und suchen zusammen mit Ihnen die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.
Preise
E-Mail Archivierung Basispaket
Unser E-Mail Archivierung Basispaket stellt die Grundlage der E-Mail Archivierung bei uns dar und wird zwingend benötigt.
Die folgenden Leistungen sind dabei im Basispaket inbegriffen:
- Rechtssichere Archivierung für 11 Jahre ab dem Eingang der jeweiligen E-Mail
- Automatische Archivierung von 5 Postfächern
- 50 GiB Speicherplatz für Ihr E-Mail Archiv
- Webzugriff mit E-Mail Login der Postfächer und Einsicht der jeweils eigenen (und optional zusätzlich konfigurierten) archivierten E-Mails
- Webzugriff für Auditoren
- Tägliche Sicherungen des Archives
Preis: 9,99 € / Monat
Einrichtung: 19,99 € einmalig
Automatische Archivierung für zusätzliche E-Mail Postfächer
Sie können individuell für beliebig viele E-Mail Postfächer die automatische Archivierung dazu buchen. Ganz wie Sie es benötigen.
Preis: 0,49 € / Monat / Postfach
Zusätzlicher Speicherplatz
Ihr verfügbarer Archiv-Speicherplatz kann bei Bedarf individuell erweitert werden.
Sollte der aktuelle Speicherplatz Ihres Archives knapp werden, so werden Sie frühzeitig hierüber benachrichtigen.
Hinweis
Da die Archivierung über 11 Jahre erfolgt und vor Ablauf der Archivierungsfrist keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden können, ist es in der Regel nicht möglich den Speicherplatz des Archives zu reduzieren.
Preis: bis 500 GiB 0,10 € / Monat / GiB und alles darüber 0,07 € / Monat / GiB
Beispielrechnung
| Leistung | Anzahl | Preis |
|---|---|---|
| Basispaket | 1 | 9,99 € |
| Zusätzliche automatisch archivierte Postfächer | 7 | 3,43 € |
| Zusätzlicher Speicherplatz | 50 GiB | 5,00 € |
| 18,42 € |
FAQ
Können E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden?
Generell gilt: Nein, ein Löschen aus dem Archiv ist nicht möglich.
Dies beruht darauf, dass das Archiv unveränderbar sein muss.
In besonders begründeten Fällen ist es möglich, dass bestimmte E-Mails durch einen Auditor als privat gekennzeichnet werden und damit durch normale Benutzer nicht mehr einsehbar sind.
Ist es möglich zusätzlich zur automatischen Archivierung auch manuell E-Mails an das Archiv zu senden?
Dies ist in der Regel möglich, jedoch nicht empfohlen.
Für eine ordentliche Archivierung ist es erforderlich, dass die eingehenden und ausgehenden E-Mails im Original archiviert werden. Dies ist nur mit der automatischen Archivierung möglich, da beispielsweise beim Weiterleiten einer E-Mail an das Archiv die ursprüngliche E-Mail schon verändert wird.
Was passiert, wenn der Speicherplatz meines Archives voll wird?
Wir überwachen zusammen mit all unseren Diensten auch den Speicherplatz Ihres Archives.
Wenn Ihr Archiv-Speicherplatz droht knapp zu werden, dann werden wir Sie rechtzeitig darüber informieren und Ihnen Vorschläge zur Erweiterung des Speicherplatzes unterbreiten. Um die ordnungsgemäße Funktion Ihres Archives zu gewährleisten, sollten Sie dann zusätzlichen Speicherplatz bei uns buchen.
Wie viel Speicherplatz benötige ich für mein E-Mail Archiv?
Das lässt sich pauschal so nicht sagen, sondern hängt ganz davon ab, wie viel E-Mail Verkehr in Ihrem Unternehmen stattfindet.
Da die Archivierungszeit 11 Jahre beträgt wird mit der Zeit der benötigte Speicherplatz immer weiter anwachsen.
Unseren Erfahrungen nach benötigen E-Mails im Archiv durchschnittlich 50 bis 75 % des Speicherplatzes, den die gleichen E-Mails im Postfach benötigen.
Ist es möglich von einem anderen E-Mail Archiv zur cryeffect Media Group zu wechseln?
In der Regel ist dies möglich.
Ihr bisheriger Anbieter muss Ihnen in diesem Fall Ihre archivierten E-Mails als .eml oder .mbox Dateien zur Verfügung stellen. Diese Dateien können dann in unser System importiert werden.
Wir sind Ihnen bei Bedarf gerne dabei behilflich und prüfen im Einzelfall ob und wie ein Umzug vollzogen werden kann.