• Geeignet für
• Wozu ein Ticketsystem?
• Professionelles Hosting
• Features
• Technische Grundlage
• Preise
• FAQ
• Persönlich beraten lassen

Auf einen Blick: Erfassen Sie Kundenanfragen zentral, klären Sie Zuständigkeiten und behalten Sie Bearbeitungsstand, Kommunikation und Zeitaufwand jederzeit im Blick.

Geeignet für

• Support-, Service- und interne Fachabteilungen mit regelmäßigem Anfrageaufkommen
• Teams, in denen keine Anfrage verloren gehen und jede Bearbeitung nachvollziehbar bleiben soll
• Unternehmen, die E-Mail-Kommunikation strukturiert zuweisen und auswerten möchten

Wozu ein Ticketsystem?

Ein Ticketsystem ist ein zentrales Werkzeug für die Verwaltung von Anfragen, Problemen und Aufgaben in einem Unternehmen. Es ermöglicht eine strukturierte Bearbeitung von Kundenanfragen, internen Aufgaben und Supportfällen.

Mit der von uns eingesetzten Software OTOBO können Sie beispielsweise Supportanfragen per E-Mail oder eine Weboberfläche entgegennehmen und diese dann strukturiert bearbeiten. Einzelne Anfragen werden in Form von “Tickets” erfasst, die dann von den zuständigen Mitarbeitern bearbeitet werden können. Dies ermöglicht eine effiziente Kommunikation und Nachverfolgung von Anfragen.

Professionelles Hosting

Wir übernehmen für Sie das Hosting inklusive der Einrichtung und Wartung des Ticketsystems. Sie konzentrieren sich auf Ihre Anfragen, wir kümmern uns um die technische Infrastruktur und passen das Ticketsystem an Ihre Bedürfnisse an.

Die Konfiguration und Anpassung von OTOBO kann sehr umfangreich sein, da es eine Vielzahl von Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten bietet. Wir richten für Sie das System so ein, dass es optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Wie alle unsere Dienste wird das Ticketsystem auf Servern in Deutschland und unter Berücksichtigung der DSGVO betrieben.

Features

Erfassung von neuen Tickets

Neue Tickets können auf verschiedene Arten erfasst werden:

• E-Mail: Alle E-Mails an eine bestimmte Adresse erzeugen automatisch neue Tickets bzw. fügen Informationen zu bestehenden Tickets hinzu. Es ist zudem möglich mehrere E-Mail-Adressen zu nutzen, um verschiedene Arten von Anfragen zu unterscheiden und automatisiert zu kategorisieren.
• Webformular: Über ein Webformular können neue Anfragen direkt im System erfasst werden.
• Manuell: Tickets können auch manuell von einem Mitarbeiter im System erstellt werden. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage telefonisch entgegennimmt und diese direkt im System erfassen möchte.

Bearbeitung von Tickets

Die Tickets können komfortabel über eine Weboberfläche bearbeitet werden. Dabei können die Tickets kategorisiert, priorisiert und mit verschiedenen Status versehen werden. Zudem können Kommentare und Anhänge zu den Tickets hinzugefügt werden, um die Kommunikation zu erleichtern.

Antworten auf Tickets können direkt über die Weboberfläche erstellt und per E-Mail an den jeweiligen Anfragenden gesendet werden. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation, ohne dass separate E-Mail-Clients verwendet werden müssen.

Das System ermöglicht es, den Verlauf der gesamten Kommunikation nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass keine Anfragen übersehen werden.

Mitarbeiter werden bei neuen Tickets oder Antworten auf bestehende Tickets per E-Mail benachrichtigt.

Kunden können direkt auf E-Mails zu erzeugten Tickets antworten, wodurch die Antwort dann automatisch dem Ticket hinzugefügt wird. Alternativ können Kunden auch über eine Weboberfläche ihre eigenen Tickets und optional sogar Tickets von Kollegen Ihres jeweiligen Unternehmens einsehen und bearbeiten.

Erfassung von Zeitaufwänden

Über das Ticketsystem haben Sie die Möglichkeit, Zeitaufwände für die Bearbeitung von Tickets zu erfassen. Dies ist besonders nützlich, um den Aufwand für die Bearbeitung von Anfragen zu dokumentieren und gegebenenfalls abzurechnen.

Die Erfassung der Zeitaufwände erfolgt direkt im Ticket, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wie viel Zeit für die Bearbeitung eines Tickets aufgewendet wurde.

Speicherung aller Tickets

Alle Tickets werden im System gespeichert, sodass Sie jederzeit auf vergangene Anfragen und deren Bearbeitung zugreifen können. Dies ist besonders nützlich, um den Verlauf von Anfragen nachzuvollziehen und gegebenenfalls auf frühere Lösungen zurückzugreifen.

Eine Löschung von Tickets oder auch einzelnen Teilen der Tickets ist nicht möglich, um die Integrität der Daten zu gewährleisten. Dies entspricht unter anderem den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD), die teils eine lückenlose Dokumentation von Geschäftsvorgängen vorschreibt.

Statistiken und Auswertungen

Über Ihre bearbeiteten Tickets können Sie verschiedene Statistiken und Berichte erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, den Überblick über die Anzahl der bearbeiteten Anfragen, die durchschnittliche Bearbeitungszeit und andere wichtige Kennzahlen zu behalten.

Login über Single Sign-On (SSO)

Für den Login in die Weboberfläche des Ticketsystems können Sie unseren Single Sign-On (SSO) nutzen. Damit haben Ihre Mitarbeiter einen zentralen Login für die meisten unserer Dienste und müssen sich nicht für jedes System ein eigenes Passwort merken.

Technische Grundlage

Wir setzen auf OTOBO, eine webbasierte und flexibel anpassbare Service-Management-Plattform. Wir übernehmen Installation, Konfiguration, Wartung und Betrieb und richten das System auf Ihre Prozesse aus.

Preise

Da mit wachsender Größe des Unternehmens auch die zu erwartenden Tickets steigen und wir dennoch für kleine Unternehmen günstige Preise anbieten wollen, haben wir die Preise für das Ticketsystem nach der Unternehmensgröße in zwei Teile unterteilt.

Ticketsystem Basispaket

Das Basispaket beinhaltet das Hosting und die administrative Verwaltung des Ticketsystems.

Die folgenden Leistungen sind dabei im Basispaket inbegriffen:

• 1 E-Mail-Adresse inkl. E-Mail-Konto für eingehende Tickets und ausgehende Antworten (ohne eigene E-Mail-Domain)
• 20 GiB Speicherplatz für das Ticketsystem
• Unbegrenzte Anzahl an Tickets im System
• Regelmäßige Wartung des Systems
• Konfiguration und Anpassung des Ticketsystems an Ihre Bedürfnisse im Zuge der Einrichtung
• Tägliche Sicherungen

Bis 9 Mitarbeiter und Privatpersonen: 14,99 € / Monat
Ab 10 Mitarbeitern: 29,99 € / Monat
Einrichtung: 99,99 € einmalig

Zusätzliche E-Mail-Adressen

Zusätzliche E-Mail-Adressen für eine bessere Organisation der Anfragen können Sie jederzeit hinzubuchen. Sie können dabei selbst entscheiden, ob eine zusätzliche Adresse über ein eigenes E-Mail-Konto oder über ein bestehendes E-Mail-Konto laufen soll.

Preis: 2,99 € / Monat / E-Mail-Adresse

Zusätzlicher Speicherplatz

Ihr verfügbarer Speicherplatz kann bei Bedarf individuell erweitert werden.

Preis: 0,10 € / Monat / GiB

FAQ

Wie werden neue Tickets erfasst?

Normalerweise werden neue Tickets über E-Mails an eine bestimmte Adresse erfasst. Es ist auch möglich, Tickets manuell im System zu erstellen.

Wie werden Tickets bearbeitet und beantwortet?

Die Bearbeitung von Tickets erfolgt über eine Weboberfläche, in der Mitarbeiter Kommentare hinzufügen, Anhänge hochladen und Antworten auf die Anfragen verfassen können. Antworten können direkt aus der Weboberfläche per E-Mail an den Anfragenden gesendet werden.

Können Tickets gelöscht werden?

Nein, Tickets können nicht gelöscht werden. Dies dient der Integrität der Daten und entspricht den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).

Persönlich beraten lassen

Sie möchten Anfragen zentral erfassen, Zuständigkeiten klären und die Bearbeitung nachvollziehbar machen? Wir richten das Ticketsystem passend zu Ihren Abläufen ein.

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