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Einstellungen für E-Mail Programme

Für alle von uns verwalteten E-Mail Postfächer ist eine automatische Konfiguration verfügbar.
Alle gängigen E-Mail Programme, wie beispielsweise Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook sind damit in der Lage durch Eingabe der E-Mail Adresse die richtigen Einstellungen für die Server zu finden. Eine manuelle Konfiguration ist in der Regel nicht notwendig.

Sollten Sie eine manuelle Konfiguration benötigen, oder bevorzugen, so können Sie die nötigen Einstellungen jederzeit wie folgt ermitteln:

Rufen Sie passend zu Ihrer E-Mail Adresse die Webseite https://autoconfig.ihre-email-domain.tld auf.
Beispiel: Ihre E-Mail Adresse lautet beispiel@crymg.de. Dann wäre die aufzurufende Adresse für Sie https://autoconfig.crymg.de.

Auf dieser Seite finden Sie dann alle nötigen Informationen, um Ihr E-Mail Programm zu konfigurieren.
Nutzer von iOS können dort zudem ein Profil herunterladen, womit die Einrichtung auf Endgeräten mit iOS problemlos möglich ist.

Spam- und Virenschutz

Unsere E-Mail Gateways führen umfassende Tests für einen aktiven Schutz gegen Spam, Viren und Phishing durch.
Dabei werden bei eingehenden und ausgehenden E-Mails teils unterschiedliche Regeln angewendet.

Wichtig

Obwohl unser Spam- und Virenschutz im Allgemeinen sehr gut funktioniert, kann es hin und wieder vorkommen, dass vereinzelte bösartige E-Mails das System passieren und nicht erkannt werden. Wir empfehlen daher immer die nötige Vorsicht beim Umgang mit E-Mails walten zu lassen.

Spamschutz

Alle E-Mails werden automatisiert durch diverse Mechanismen bewertet. Dabei werden Punkte vergeben und ein Spam-Score ermittelt.
Anhand dieses Spam-Scores werden die E-Mails nach folgendem Muster sortiert und gegebenenfalls blockiert.

  • Spam-Score unter 3,0: E-Mails werden normal zugestellt.
  • Spam-Score ab 3,0 und unter 7,0: E-Mails werden in das Junk-Verzeichnis des Postfachs zugestellt.
  • Spam-Score ab 7,0 und unter 15,0: E-Mails werden nicht direkt zugestellt, sondern in die Spam-Quarantäne verschoben. (siehe weiter unten)
  • Spam-Score ab 15,0: E-Mails werden direkt von den E-Mail Gateways geblockt und der Absender erhält in der Regel die Rückmeldung, dass die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.

Ausgehende E-Mails werden bereits ab einem Spam-Score von 3,0 blockiert und der Absender wird darüber benachrichtigt. Dieser relativ niedrige Schwellwert soll davor schützen, dass E-Mails auf der Empfängerseite abgelehnt werden und somit die Zustellbarkeit der E-Mails sicherstellen. Zudem wird aktiv verhindert, dass echter Spam durch unsere Systeme versendet werden kann.

Spam-Quarantäne

Über E-Mails, die in die Spam-Quarantäne verschoben wurden, erhält der Empfänger automatisiert täglich (bei neuen E-Mails) einen Spam-Bericht.
Dieser Bricht enthält jeweils den Absender und den Betreff der Quarantäne-E-Mails, sowie Links, um Aktionen zu diesen E-Mails auszulösen.

Zudem enthält der Bericht einen persönlichen Link zum Spam-Quarantäne Webinterface, worüber der jeweilige Nutzer alle aktuellen E-Mails in seiner Spam-Quarantäne verwalten kann. In diesem Webinterface können außerdem eine Whitelist und eine Blacklist verwaltet werden, worüber persönliche Einstellungen zu bestimmten Absendern möglich sind.

E-Mails in der Spam-Quarantäne werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

Anlernen von Spam und Ham

Über die automatische Bewertung von Spam und Ham (kein Spam) lernen unsere Systeme automatisch mit dem aktuellen Spamaufkommen besser umzugehen.

Zusätzlich können Sie Spam aktiv anlernen, indem Sie Spam E-Mails, die nicht als solche erkannt wurden, in den Junk-Ordner Ihres Postfaches verschieben. E-Mails die fälschlicherweise als Spam erkannt wurden können Sie aus dem Junk-Ordner heraus (z.B. in den Posteingang) verschieben.
Dieses verschieben der E-Mails registriert unser System im Hintergrund und lernt die betroffenen Nachrichten automatisch als Spam bzw. Ham.

Keine Sorge: Wenn Sie eine E-Mail einmal fälschlicherweise verschoben haben und dann wieder zurückschieben, dann wird dies ebenfalls erkannt und die Bewertung der betroffenen E-Mail automatisch korrigiert.

Virenschutz

E-Mails in denen Viren, oder auch Phishing-Versuche erkannt wurden werden von unserem System vollständig blockiert.
Diese E-Mails werden in eine Quarantäne verschoben und wir erhalten dazu eine Nachricht, um gegebenenfalls eine manuelle Prüfung durchführen zu können.

Sollte ein Virus einer ausgehenden E-Mail gefunden werden, so wird der Absender ebenfalls benachrichtigt und die E-Mail wird nicht zugestellt.

Geblockte Anhangstypen

Einige Arten von Anhängen gelten als potenziell gefährlich und werden deshalb von unserem System automatisiert aus den E-Mails entfernt.
In der E-Mail wird dabei ein Hinweistext eingefügt, dass Anhänge entfernt wurden.

Zu den geblockten Anhangstypen zählen vorrangig ausführbare Dateien (cmd, exe, java, js, vbs, …) sowie teils bestimmte Office-Dokumente mit potenziell gefährlichen Macros.

Alias E-Mail Adressen

Alias E-Mail Adressen können genutzt werden, damit ein Postfach über mehrere Adressen erreichbar ist und über mehrere Adressen E-Mails versenden darf.

Es gibt bei uns zwei Arten von Alias-Adresse.

Feste Alias Adressen

Die festen Alias Adressen müssen einmalig angelegt werden und anschließend kann die Alias Adresse wie die Hauptadresse zum Senden und Empfangen verwendet werden.

Für den Empfang von E-Mails auf einer eingerichteten Alias Adresse müssen Sie nichts weiter unternehmen. Das funktioniert völlig automatisch.

Für den Versand von E-Mails unter einer Alias Adresse müssen Sie Ihr E-Mail Programm entsprechend konfigurieren. In Mozilla Thunderbird beispielsweise erfolgt dies in den Konto-Einstellungen unter Weitere Identitäten.
Bitte beachten Sie, dass von unseren Servern nur E-Mails von Absendern akzeptiert werden, die zuvor als Alias eingerichtet wurden.

Beispiel: beispiel2@crymg.de ist als Alias für beispiel@crymg.de angelegt. Somit landen alle E-Mails an diese beiden Adressen im Postfach von beispiel@crymg.de und es können beide Adressen für den Versand genutzt werden.

Auto-Alias Adressen

Im Gegensatz zu festen Alias Adressen muss für die Auto-Alias Funktion nichts extra eingerichtet werden. Es funktioniert einfach mit beliebig vielen Auto-Alias Adressen, allerdings können diese nicht für den Versand von E-Mails verwendet werden.

Ein Auto-Alias beginnt immer mit dem vorderen Teil der regulären E-Mail Adresse (also dem Teil vor dem @), gefolgt von einem + oder - Zeichen und beliebigen Buchstaben- und Zahlenkombinationen, abgeschlossen mit dem regulären hinteren Teil der E-Mail Adresse (alles ab dem @).

Alle E-Mails an eine Auto-Alias Adresse landen im Postfach der jeweiligen Hauptadresse. Der Alias-Teil bleibt dabei erhalten, sodass darauf beispielsweise eigene Filterregeln konfiguriert werden können.

Beispiel: Für das Postfach beispiel@crymg.de können ohne Weiteres auch beispiel-test@crymg.de oder beispiel+toll@crymg.de verwendet werden.

Auch eine Kombination aus festen und Auto-Alias Adressen ist möglich.

Nutzung von POP3

Die Nutzung von POP3 ist standardmäßig deaktiviert und es sollte vorzugsweise IMAP verwendet werden.

Sollten Sie POP3 für Ihr E-Mail Postfach benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

E-Mail Archivierung

Bei unserer E-Mail Archivierung werden für Postfächer mit aktivierter Archivierung automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails in das Archiv gespeichert.

Jeder Kunde hat eine eigene Instanz der Archivierungssoftware und bekommt dazu von uns einen persönlichen Link zu einer Webseite, worüber auf das Archiv zugegriffen werden kann. Auf dieser Webseite kann sich ein Nutzer dann mit einem gültigen E-Mail Login eines zugehörigen E-Mail Postfachs anmelden und dort seine archivierten E-Mails einsehen.

Bei Bedarf können einzelne E-Mails auch jederzeit aus dem Archiv in das eigene E-Mail Postfach wiederhergestellt werden.

Die Archivierung erfolgt für 11 Jahre ab dem Eingang der jeweiligen E-Mail. Eine vorzeitige Löschung einzelner E-Mails aus dem Archiv ist nicht möglich.

Zugriff für Auditoren

Unsere verwendetet Archivierungssoftware bietet Zugänge für Auditoren, worüber bestimmten (auch externen) Nutzern ein lesender Zugriff auf alle E-Mails im Archiv gegeben werden kann.

Sollten Sie einen Auditorenzugang benötigen, dann wenden Sie sich gerne an unseren Support.
Diese Zugänge sollten stets besonders vertraulich behandelt werden und zeitlich begrenzt werden.

Export und Import im Archiv

Über das Webinterface des Archives können Sie jederzeit selbst einzelne oder auch mehrere E-Mails aus dem Archiv exportieren.

Für einen Export aller E-Mails, oder einen massenweisen Import von E-Mails wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Archiv Speicherplatz

Da die Archivierung der E-Mails über einen so langen Zeitraum erfolgt, dann mit unter eine beträchtliche Menge an Speicherplatz dafür benötigt werden und der verwendete Speicherplatz über die Jahre immer weiter anwachsen.

Wir überwachen daher den Ihnen zur Verfügung stehenden Speicherplatz und geben Ihnen rechtzeitig Bescheid, sobald dieser droht knapp zu werden.
In diesem Fall haben Sie dann die Möglichkeit zusätzlichen Speicherplatz bei uns zu buchen.